В процессе развития компании возникает необходимость в расширении, открытии новых подразделений ООО. Для этого необходимо открыть филиал и зарегистрировать его по существующей процедуре. Процедура регистрации состоит из нескольких этапов.
Филиалы и представительства.
Для начала следует разобраться с основными терминами.
Первый вопрос: будет ли компания открывать представительство или филиал.
Под представительством понимается структура, обособленная от самой организации, представляющая и защищающая интересы юрлица в другом городе либо регионе.
Филиал – более широкое понятие. Помимо представления и защиты интересов ООО в другом регионе, филиал частично или полностью выполняет функции компании. И представительство, и филиал, владеют имуществом, переданным им ООО, в своей работе руководствуются указаниями головной компании. Руководство в обоих случаях назначается учредителями и директором ООО. Ни филиал, не представительство не являются отдельными юрлицами.
При выборе конкретной формы стоит учесть, что открытие филиала автоматически лишает ООО возможности работать на УСН. Если крупномасштабная деятельность в другом городе либо регионе не планируется, проще открыть представительство. Это позволит работать по упрощенной схеме налогообложения и экономить на обязательных сборах в бюджет.
При открытии филиала в другом городе ставить компанию на учет по месту его нахождения не нужно. Инспекция, в которой состоит на учете само ООО, передаст необходимые сведения в налоговую службу по месту регистрации филиала. Процедура предусмотрена правилами внутреннего документооборота налоговиков.
Пошаговая инструкция для регистрации филиала
Регистрация филиала предусматривает обязательное внесение изменений в ЕГРЮЛ. Закон не ограничивается количество таких подразделений у одного ООО, но их точное число должны быть прописано в Уставе.
В обязательном порядке необходимо указывать:
- Цель, с которой организуется филиал;
- Правовой статус;
- Направление деятельности;
- Имущество, передаваемое головной организацией;
- Полномочия руководителя;
- Порядок прекращения деятельности.
Первым шагом учредителей или единственного владельца ООО должен стать выбор региона, где будет действовать филиал. Затем формируется его структура на основании решения, принятого учредителями. Принять такое решение можно при согласии двух третей учредителей во время специально организованного собрания.
Далее необходимо:
- Разработать Положение, в котором содержится информация об адресе регистрации филиала, его названии и целях, географии и направлениях деятельности, источниках финансирования и составе управления, обязанностях, правах, формах отчетности, собственном расчетном счете;
- Выбрать руководителя – полномочия директора прописываются в генеральной доверенности;
- Скорректировать Устав – дополнить его сведениями о новом филиале;
- Подготовить заявления по формам Р13001, Р14001.
Согласно ст.55 ГК РФ, обязательным является внесение корректировок в ЕГРЮЛ, но не в Устав. Последний разрешается исправить и дополнить в дальнейшем, во время его редактирования в связи со сменой ОКВЭД, адреса, изменением размеров уставного капитала.
Необходимые документы
Для регистрации потребуется пакет документов, состоящий из:
- Протокола собрания (когда учредителей несколько) или решения (если в ООО один участник);
- Подготовленного Положения о данном филиале;
- Устава с корректировкой в 2-х экземплярах (если правки вносятся сразу же);
- Заявления формата Р13001, Р14001 либо уведомления формата 13002. Второй вариант актуален при вступлении изменений в силу непосредственно после уведомления ФНС;
- Приказа, назначающего директора, доверенности;
- Свидетельств ОГРН, ИНН.
Подготовив заявление на бланке Р13001 либо Р14001, директор должен нотариально заверить его. Налоговикам отводится 5 рабочих дней на проверку документации и саму регистрацию филиала.
Процедура налоговой регистрации
Если филиал будет начислять зарплату сотрудникам с собственного счета, нужно проинформировать налоговиков по форме КНД 1112536. Отдельная регистрация в ПФР не требуется, фонд самостоятельно ставит филиал на учет, если зарплата в нем выплачивается с расчетного счета. По тем же причинам не нужно регистрировать филиал в Фонде соцстрахования.
Не нужна регистрация в ПФР и ФСС, если филиал не планирует перечислять зарплату работникам с банковского счета. Взносы в оба фонда будут уплачиваться по месту расположения головной организации. То же касается сдачи отчетности.
В таких обстоятельствах не требуется и регистрация по месту нахождения филиала. ИФНС уведомит другую инспекцию, в налоговых органах существует специальная система обмена данными.
Особенности предоставления отчетности
Компании, ранее работавшей на УСН, после открытия филиала придется перейти на ОСНО. Необходимо сразу решить, будет ли филиал выделен на отдельный баланс, поскольку при этом он получит возможность начислять и выплачивать заработок сотрудникам. Этому филиалу нужно оформлять отчетность и уплачивать взносы на страхование по месту своего расположения.
Если филиал не выделяется на отдельный баланс, то вся отчетность по взносам на страхование сдается в головную организацию. Вариант невыделенного учета годится для филиалов с незначительными оборотами и небольшой численностью персонала. При этом головная организация сама осуществляется бухгалтерский учет для подразделения на счетах, специально выделенных для этих целей.
При ведении активной работы и значительной численности сотрудников оптимальным вариантом будет раздельное ведение бухучета, но для этого придется формировать отдельную бухгалтерскую службу. Отчетность, сформированная такой бухгалтерией, передается головному офису, который сводит все данные в единый отчет и передает налоговикам.
Выводы Открытие филиала – не такой длительный и сложный процесс, как может показаться на первый взгляд. Фактически необходимо собрать минимальный пакет документации. А само оформление занимает не больше 5-ти дней.